أنت هنا

افضل الممارسات في اتحاد الملاك

-A A +A

 

افضل الممارسات لإتحادات الملاك نحو بيئة سكنية متعايشة ومستدامة

 

دور اتحاد الملاك في المجمعات السكنية هو دور مهم جداً لضمان بئية سكنية متعايشة ومستدامة. وحيث أن ذلك يسهم في نهاية الامر إلى تعزيز معنى المنزل من حيث الراحة والامان يقوم اتحاد الملاك بتوفير ذلك وضمانه بالتعاون مع كل ملاك الوحدات ذات الملكية المشتركة (الشقق، الشاليهات و الفلل في المجمعات السكنية المغلقة). ولما للاجزاء المشتركة من تأثير على العقار نفسه فيرتكز نجاح أي اتحاد ملاك على خمس عناصر رئيسية:

  1. الوعي بأهمية الاجزاء المشتركة وبحقوق الملاك حسب ما نص عليه نظام ملكية الوحدات العقارية وفرزها.
  2. حضور اجتماعات الجمعيات العمومية لحفظ حقك بالتصويت على قرارت الجمعية وضمان مستوى عالي من الشفافية.
  3. تحديد طرق التواصل بين الملاك وبين أعضاء مجلس الادارة وذلك ما توفره البوابة الالكترونية لبرنامج اتحاد الملاك .
  4. انشاء استراتيجية واضحة للصورة التي سيكون عليها المجمع العقاري من قبل اتحاد الملاك ومشاركة جميع الملاك بذلك.
  5. تحديد أوجه الصرف حسب الخطط الموضوعه والمعتمدة من قبل الجمعية العامة والالتزام بها ، كما يلتزم الملاك جميعاً بسداد الرسوم التي تم تحديدها من قبلهم في قتها.

 

ولأهمية تحقيق ذلك من جميع الاطراف فتجدون ادناه بعض الممارسات المهمة التي يجب اخذها بعين الاعتبار..

 

مجلس الادارة

للقيام بأفضل الممارسات لمجلس الادارة يرجى الحرص على القيام بالتالي:

  • تعيين مدير اتحاد ملاك معتمد عبر المعهد العقاري السعودي.
  • اجتماع دوري بشكل شهري بين اعضاء المجلس وتوزيع المهام بين الاعضاء.
  • وضع قنوات اتصال مع أعضاء الاتحاد وأخذ آراء الملاك عن مدى رضاهم والاستماع الى اقتراحاتهم.
  • متابعة أعمال مدير الاتحاد بشكل دوري.
  • الحرص على تقليل مصاريف الاتحاد قدر الامكان مع المحافظة على مستوى الخدمة وتطويرها.
  • تفعيل الجانب الاجتماعي في الاتحاد من خلال إقامة فعاليات خاصة بالأسرة.
  • تشجيع أعضاء مجلس الادارة على أخذ دورات متخصصة في ادارة اتحاد الملاك.

 

مدير الاتحاد

يتم تعيين مدير الاتحاد من قبل مجلس إدارة الاتحاد سواء كان فرد من أعضاء الاتحاد اأو من خارجه أو شركة إدارة مجمعات وللحصول على أفضل النتائج يرجى عمل التالي:

  • الحرص على تطوير مهاراته من خلال الالتحاق بدورات متخصصة بإدارة المجمعات السكنية.
  • رسم خطة تطوير للمجمع لتحسين البيئة السكنية مثل دراسة المساحات المشتركة ومحاولة الاستفادة منها.
  • تفعيل الجانب الاجتماعي في الاتحاد من خلال إقامة فعاليات خاصة.
  • معرفة النزاعات الشائعة وكيفية إدارتها من خلال آليات التواصل المناسبة.
  • تسهيل عملية التواصل مع الملاك ومعرفة احتياجاتهم الطارئة والتفاعل معهم يساهم في كسب ثقتهم ، علما انه بالامكان استخدام بوابة الاتحاد لغرض الاعلان عن المناسبات أو اخبار الاتحاد.
  • مراجعة الجهات الحكومية والشركات مقدمة الخدمات للاجزاء المشتركة في حال احتيج لذلك مثل المياة والكهرباء.

 

 الرسوم

  • تحديد الرسوم يعتمد على نوع الاتحاد ونوعية الخدمات المقدمة مثل (المصاعد، الامن، المساحات الخضراء، النظافة وغيرها) وتكون أول خطوة هي دراسة الاحتياجات السنوية للصيانة ووضع خطة من قبل مجلس ادارة الاتحاد وذلك على المستوى المتوسط والبعيد. لتطوير بعض الخدمات مثل (تغيير المصاعد او اعادة تأهيلها، ترميم القبو أو المواقف، ترميم المداخل والممرات وغيرها)
  •  يتم دراسة مبلغ الرسوم المقترح حسب نوع الخدمات المقدمة من قبل مجلس ادارة الاتحاد او مدير الاتحاد.
  • لمجلس الادارة اقتراح الرسوم وفترات السداد وتحديد آلية احتساب رسوم الاتحاد وعرضها في الجمعية العامة للتصويت عليها. علما انه في الغالب يتم احتساب الرسوم في الاتحادات الافقية على أساس الوحدة (المجمعات السكنية كالفلل والشاليهات). بينما يتم احتساب الرسوم في الاتحادات العامودية على أساس المتر المربع (العمائر والابراج).
  • يتم اعتماد الرسوم المقترحة في الجمعية العامة للاتحاد بعد دراسة أسعار الخدمات المقدمة حسب العروض من قبل مقدمي الخدمات.
  • إقرار مبلغ احتياطي يقدرغاليا بنسبة 10% من الرسوم المقررة وذلك لتغطية النفقات الطارئة او ما تم تخطيطه على المستوى المتوسط والبعيد.

 

دور الملاك

للملاك الدور الأكبر والأهم في إنجاح الاتحاد لأنهم هم العنصر الأهم في اتخاذ القرار وتسهيل عملية سير الاتحاد. كما يسهم التعاون التام مع إدارة الاتحاد بتزويده بكافة البيانات المطلوبة من وسائل الاتصال وغيره في تعزيز العلاقة بين الملاك وشفافية الاجراءات. الالتزام التام بقرارات مجلس الادارة التى تم التصويت عليها فى الجمعية العامة له بالغ الاثر في انجاح الاتحاد. كما أن التفاعل مع مجلس الادارة من خلال المشاركة فى الانشطة والمقترحات المقدمة يحفز البيئة السكنية لتكون اكثر تعايشاً. أخيرا، القيام بسداد الرسوم التى تم التصويت عليها فى فتراتها المحدده يعتبر أداة اساسية للمحافظة على سير عمل الاتحاد فى المحافظة على الاجزاء المشتركة وصيانتها واستدامة الموارد.

 

إدارة المرافق

اختيار مقدم الخدمات من قبل اتحاد الملاك محور مهم وقد قدم برنامج اتحاد مُلاك منصه خاصة بمقدمي الخدمات وذلك لتقديم خدماتهم عن طريقها عبر بوابة مقدمي الخدمات حيث أنه ممكن لمدير الاتحاد الاطلاع على قائمة مقدمي الخدمات وطلب عرض سعر للخدمات لمقدمه من قبلهم والاطلاع على تقييم مقدمي الخدمات من قبل برنامج اتحاد مُلاك. بالاضافة الى انه من الممكن التعاقد مع مقدم الخدمه عن طريق البوابة وذلك لضمان حقوق الطرفين.